Sprawne zarządzanie dokumentacją

Każda firma skazana jest na tony dokumentów, nawet najmniejsza, jednoosobowa działalność o najprostszej formie opodatkowania. Po kilku latach zbierania wszystkich faktur uzbiera nam się kilka ładnych tomów. Co prawda, niektóre dokumenty po pewnym czasie można zutylizować, ale przezorny obywatel naszego kraju (często słusznie!) woli tego nie robić. A nuż się przyda, jak skarbówka zacznie pytać. I tak mijają lata, a my zapominamy o dokumentach, które zapewne już wyblakłe i pożółkłe dawno powinny odwiedzić kosz na śmieci.

070-323

 

Dlatego tak ważny w każdej firmie jest obieg dokumentów. W ostatnich latach i tak jest lepiej, bo poza dokumentacją papierową mamy dokumentację elektroniczną, która skutecznie ogranicza rozrost zbędnego i niezbędnego papieru w biurze. Jest to sposób na duże oszczędności. Jednocześnie jest to metoda bardzo ekologiczna.

Niestety, o całkowitej rezygnacji z obiegu dokumentów papierowych nie ma mowy. W każdej firmie są tony papieru, a na nim ważne wyliczenia i ważne podpisy, które mają rację bytu tylko w formie papierowej. Nawet przy największych chęciach o nasz portfel oraz o środowisko naturalne nie zdołamy tego zmienić – papier w biurze jeszcze długo będzie rządził. A jeśli już tak jest, musimy się z tym pogodzić i zamiast zmieniać świat, powinniśmy zastanowić się jak najlepiej usprawnić obieg dokumentów.

W przypadku dokumentów papierowych najważniejszym jest, żeby wszyscy pracownicy wiedzieli dokładnie jak z nimi postępować. I tyczy się to każdego etapu ich przepływu w firmie. Ułatwi to ich szybkie odnalezienie, nie znana nam będzie groźba zagubienia bardzo ważnych informacji. Takie zarządzanie dokumentacją usprawni system kancelaryjny, który ma dwie odmiany: dziennikowy i bezdziennikowy (a może być i mieszany).

System kancelaryjny dziennikowy to rejestrowanie w dzienniku korespondencyjnym pism przychodzących do firmy. Musimy w nim zanotować informację o każdym piśmie, dzięki temu wszystkie pisma zostają zarejestrowane w bazie naszej firmy, co ułatwia ich sprawne i szybkie odnalezienie. Drugi ze sposobów systemu kancelaryjnego – bezdziennikowy nie jest tak powszechnie stosowany, jak system dziennikowy. A szkoda, bo jest godny polecenia. W tym przypadku nie rejestrujemy każdego pisma, a skupiamy się na konkretnych sprawach. Istnieją tzw. spisy spraw. Każde pismo, które wpływa do firmy trafia do jakiegoś z takich spisów, odpowiednio do tematyki. Jeśli wpływa pismo, które nie pasuje do żadnego spisu, przypisujemy mu sygnaturę i zakładamy nową sprawę.

070-433

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

© Informacje biznesowe
CyberChimps