Zarządzanie korespondencją

Czy wyobrażasz sobie, aby w firmie panował chaos a dokumenty nie były dostarczane do odpowiednich osób i w odpowiednim terminie? Nie? Bardzo dobrze, bo sprawne zarządzanie dokumentami i korespondencją to podstawa dobrego funkcjonowania firmy.

000-037

Kluczową rolę w tym dość żmudnym, ale bardzo ważnym zadaniu pełnią sekretarki i inni pracownicy biura a administracji. Przede wszystkim pracownicy muszą odróżnić rodzaje dokumentów, aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień. Do korespondencji i dokumentów należą: dokumenty księgowe, oferty dla klientów, korespondencja z partnerami strategicznymi, dokumentacja kadrowa, korespondencja z pracownikami oraz korespondencja okolicznościowa.

W dużych firmach i korporacjach wzory pism opracowuje zespół PR-owców, natomiast w mniejszych to zadanie przypada sekretarkom. To bardzo ważne, aby wszystkie pisma danego rodzaju miały taki sam schemat. Pomaga to w odczytywaniu treści a także kreuje pozytywny obraz firmy. Inne szablony należy zastosować do e-maili, inne do faksów, a jeszcze inne do zwykłych pism czy korespondencji z kontrahentami. Oprócz wzoru graficznego, na dokumencie powinny znaleźć się informacje, takie jak: dane adresata i nadawcy, daty i miejsca utworzenia dokumentu, oznakowanie pisma i/lub jego numer, zwrot grzecznościowy dopasowany do danej sytuacji czy adresata. Taki szablon wystarczy wypełnić treścią właściwą – to znacznie przyspiesza pracę.

W przeszłości zarządzanie korespondencją ograniczało się tylko do dokumentów papierowych. W dzisiejszych czasach komputeryzacja sprawiła, że coraz więcej dokumentów przesyła się drogą elektroniczną, natomiast te papierowe skanuje się i archiwizuje podobnie jak cyfrowe. Przykładem na rozwój tej formy dokumentowania jest wprowadzenie e-faktur, czyli faktur elektronicznych, które są traktowane w świetle prawa na równi z fakturami tradycyjnymi. Wystarczy, że partnerzy biznesowi wyrażą zgodę na taką formę wystawiania tych dokumentów zakupu.

Ostatnim etapem „wędrówki” dokumentu jest jego archiwizacja. Każda firma musi ustalić w jaki sposób zamierza przechowywać ważne papiery. Instrukcja archiwalna powinna regulować organizację pracy archiwum, sposób przekazywania i przechowywania dokumentów (w formie papierowej czy elektronicznej itd.), okres przechowywania i niszczenia dokumentów.

Najnowszym trendem dotyczącym zarządzania i administracji jest korzystanie z usług firmy zewnętrznej. Prowadzenie księgowości przez biura rachunkowe, korespondencji przez wirtualne biuro czy nawet pozyskiwanie nowych klientów po pośrednictwem call center – to nowatorskie rozwiązania pozwalające na zaoszczędzenie miejsca, czasu i pieniędzy.

000-039

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

© Informacje biznesowe
CyberChimps